AI Assistant-boekingsformulier

Met Bookly AI Assistant kunnen klanten afspraken boeken via een chat in plaats van een stapsgewijs boekingsformulier.

Ze kunnen in één gesprek vragen stellen over diensten en medewerkers, de beschikbaarheid controleren, extra’s selecteren en een afspraak maken.

De Assistant gebruikt je bestaande Bookly-configuratie en werkt via Bookly Cloud. Er zijn geen afzonderlijke AI-provider-accounts, API-keys of aangepaste integraties nodig.

Zo krijgen klanten een eenvoudige manier om 24/7 rechtstreeks op je website te boeken.

Wat kan AI Assistant?

De Assistant gebruikt dezelfde diensten, medewerkers, roosters en betaalinstellingen als je andere Bookly-boekingsformulieren.

Afspraken boeken

• Begrijpt verzoeken in gewone taal, zoals ‘morgen in de ochtend een knipbeurt’ of ‘het eerste beschikbare tijdstip volgende vrijdag’.
• Vraagt om ontbrekende gegevens: dienst, medewerker, datum en tijd, naam en telefoonnummer of e-mailadres.
• Toont diensten, medewerkers en beschikbare tijden als selecteerbare kaarten.
• Maakt afspraken in je Bookly-agenda en verstuurt de gebruikelijke boekingsmeldingen.

Met je Bookly-instellingen werken

• Beschikbaarheid — biedt vrije tijden aan op basis van werktijden, pauzes, vrije dagen, bestaande boekingen en boekingsregels.
• Medewerkers en locaties — laat klanten een medewerker kiezen of wijst er een toe als ze geen voorkeur hebben. Vraagt naar de locatie als een medewerker op meerdere locaties werkt.
• Extra’s bij diensten — biedt beschikbare extra’s voor de gekozen dienst aan via Service Extras (Add-on).
• Groepsboekingen — vraagt hoeveel personen er komen als de dienst meerdere personen toestaat.
• Prijzen — gebruikt je ingestelde prijzen, inclusief verschillen per medewerker, locatie, tijdstip en extra’s.

Vragen van klanten beantwoorden

Beantwoordt vragen over diensten, prijzen, medewerkers, beschikbaarheid, openingstijden en vrije dagen. Contactgegevens komen uit je bedrijfsinstellingen. Voeg andere informatie, zoals parkeren, voorbereidingstips en annuleringsvoorwaarden, toe in de velden voor het aanpassen van het formulier.

In de taal van de klant praten

Antwoordt in de taal waarin de klant schrijft en wisselt van taal als de klant dat doet.

Betalingen ontvangen

Gebruikt je ingeschakelde betaalmethoden en ondersteunt betalen bij de afspraak, online betalingen en aanbetalingen. Zie Betalingen hieronder.

Wat de Assistant niet kan

• Bestaande boekingen wijzigen of annuleren. Verwijst klanten naar jou om contact op te nemen.
• Bestanden, foto’s of spraakberichten ontvangen. De chat ondersteunt alleen tekst.
• Prijzen, beschikbaarheid of betaalregels overschrijven. Deze komen uit je Bookly-instellingen, ongeacht de instructies die je invoert.
• Vragen beantwoorden zonder de benodigde informatie. Als het antwoord niet in Bookly of de instellingen van de Assistant staat, legt hij dat uit en stelt hij voor contact met je op te nemen. Houd je bedrijfscontactgegevens actueel.

Betalingen

Klanten kunnen hun boeking en het totaalbedrag bekijken en vervolgens een ingeschakelde betaaloptie kiezen, zoals Stripe, PayPal, Square of Mollie.

• Betalen bij de afspraak — de boeking wordt direct gemaakt als deze methode is ingeschakeld.
• Online betalen — klanten betalen via een betaalkaart in de chat. De boeking wordt bevestigd zodra de betaling is geslaagd.
• Aanbetalingen — de Assistant toont het bedrag dat nu verschuldigd is en de volledige prijs.

Met Bookly Pro is WooCommerce ook beschikbaar als aparte betaalmethode in het AI Assistant-boekingsformulier. Zie WooCommerce-integratie.

In de formulierinstellingen kun je labels en berichten voor betalingen aanpassen: voor geslaagde betalingen, betalingen die op bevestiging wachten, mislukte of geannuleerde betalingen, en betalen ter plaatse. Gebruik placeholders om boekingsgegevens zoals de dienst, medewerker, datum en tijd op te nemen.

Hoe stel je AI Assistant in

Je hebt maar een paar stappen nodig om te beginnen:

1. Activeer AI Assistant in je Bookly Cloud-account.

2. Ga in Bookly naar Weergave → AI-assistent en maak een nieuw formulier.

3. Configureer het uiterlijk en de tekst van het formulier. Gebruik About the business, The assistant en What customers should know om bedrijfsinformatie en instructies voor de Assistant toe te voegen, en sla daarna je wijzigingen op.

4. Klik op Vorige om terug te gaan naar de lijst met formulieren. Kopieer daarna de shortcode van het formulier en plak deze op de gewenste pagina van je website.

Je AI Assistant is nu klaar om met klanten te communiceren en boekingen te accepteren.

Weergavemodi

AI Assistant kan op je website in twee modi verschijnen:

Ingebed

De chat wordt direct weergegeven in het geselecteerde gebied van de pagina. Gebruik deze modus voor specifieke boekings-, service- of contactpagina’s.

Zwevende bubbel

De Assistant verschijnt als knop onder aan het scherm. Bezoekers kunnen de chat openen terwijl ze door je website bladeren, zonder dat dit ruimte inneemt in de paginainhoud.

Formulier aanpassen

Je kunt het AI Assistant-formulier aanpassen aan je website en communicatiestijl.

Om tekst te bewerken, zoals het welkomstbericht of foutmeldingen, klik je op het bijbehorende gebied in de voorvertoning van het formulier. Bewerk de tekst en sla je wijzigingen op.

Formulier titel — de titel die in de chatinterface wordt getoond

Welkomstbericht — het eerste bericht dat klanten zien wanneer ze de chat openen

Gebruik deze velden om informatie over je bedrijf toe te voegen die niet in je Bookly-instellingen staat, zoals een routebeschrijving, voorbereidingstips, annuleringsvoorwaarden en instructies voor de manier waarop de Assistant moet antwoorden.

About the business — wat je bedrijf doet, voor wie het er is en wat het onderscheidt. De bedrijfsnaam, het adres, telefoonnummer, e-mailadres en de website die klanten krijgen, komen uit je bedrijfsinstellingen.

Bijvoorbeeld:

Bloom Beauty Studio is een kleine haar- en nagelsalon in het centrum van Austin. We bieden knipbeurten, kleurbehandelingen en manicures in een vriendelijke, ontspannen sfeer. We plaatsen geen haarextensions en knippen geen kinderen jonger dan 6 jaar.

The assistant — hoe de Assistant zich voorstelt en met klanten praat, inclusief de naam, hoe formeel de toon is en wat de nadruk moet krijgen.

Bijvoorbeeld:

Je bent Mia, de vriendelijke virtuele receptioniste van Bloom Beauty Studio. Help klanten een dienst te kiezen en een afspraak te boeken. Houd antwoorden kort, hartelijk en duidelijk. Als een klant niet weet wat te kiezen, stel dan een gratis Adviesgesprek voor. Beloof geen kortingen: stel voor om @bloomstudio op Instagram te volgen voor aanbiedingen.

What customers should know — praktische informatie die klanten vóór hun bezoek nodig kunnen hebben, zoals aanwijzingen voor aankomst, voorbereidingstips en annuleringsvoorwaarden.

Bijvoorbeeld:

• De ingang bevindt zich aan de achterkant van het gebouw, naast de koffiebar. Je kunt 2 uur gratis parkeren op het parkeerterrein aan 5th Street.
• Nieuwe klanten: kom 10 minuten eerder voor een kort adviesgesprek.
• Annuleren of verplaatsen — minimaal 24 uur van tevoren. Klanten die meer dan 15 minuten te laat komen, moeten mogelijk een nieuwe afspraak maken.
• Kom voor een kleurbehandeling met ongewassen haar.
• Cadeaubonnen zijn verkrijgbaar bij de receptie.

Foutmeldingen — berichten die worden getoond wanneer de Assistant een verzoek niet kan afronden of er een fout optreedt

Interfaceteksten en tooltips — labels, hints en andere tekst in de chatinterface