Afspraken in behandeling

Gebruik de functie voor afspraken in behandeling om alle nieuwe afspraken die klanten via het boekingsformulier aanmaken, handmatig te bevestigen.

Standaard worden alle nieuwe afspraken direct goedgekeurd (bevestigd) aan klanten (je kunt goedgekeurde afspraken uiteraard nog altijd annuleren of zelfs verwijderen).

Wil je dat afspraken worden aangemaakt met de status in behandeling, ga dan naar Instellingen > Afspraken > Standaard status van de afspraak.

De status van je afspraken kan automatisch worden bijgewerkt van In afwachting naar Goedgekeurd, direct na een succesvolle betaling. Zodra Bookly van het betalingssysteem de bevestiging ontvangt dat de betaling is voltooid, wordt de afspraakstatus gewijzigd van Standaard status van de afspraak naar de status die je selecteert onder Afspraken > Status van succesvolle betalingsafspraak.

Klantervaring

Met de functie voor afspraken in behandeling ingeschakeld, kunnen je klanten na het plaatsen van hun boeking twee rondes van meldingen ontvangen:

Direct na de boeking, waarin ze worden geïnformeerd dat hun aanvraag is ontvangen en dat er contact met hen wordt opgenomen om de geboekte afspraak te bevestigen (zie Kennisgeving aan klant over lopende afspraak in Bookly > E-mailmeldingen en SMS-meldingen).

Iets later, wanneer je de boeking goedkeurt vanuit je Bookly-beheerpaneel, waarin ze worden geïnformeerd over de bevestigde boeking (zie Kennisgeving aan klant over goedgekeurde afspraak in Bookly > E-mailmeldingen en SMS-meldingen).

Gebruik je online betalen, dan is de klant op het moment van boeken alsnog in rekening gebracht, maar je kunt het betaalde bedrag altijd gebruiken als aanbetaling voor toekomstige afspraken of het geld handmatig terugstorten.

Instellen en gebruiken

1. Schakel de functie in via Instellingen > Afspraken > Standaard status van de afspraak.

2. Kies in de sectie Weergave het bijbehorende tabblad voor de laatste stap van het boekingsproces en werk de tekst bij (standaard staat er dat de nieuwe afspraak is bevestigd), zodat de klant weet dat de afspraak nog door de beheerder van het bedrijf moet worden beoordeeld en dat de klant hierover een melding ontvangt zodra dit gebeurt.

3. Stel e-mail- en/of sms-meldingen in voor beide fasen van het boekingsproces:

a) Kennisgeving aan klant over lopende afspraak;
b) Kennisgeving aan klant over goedgekeurde afspraak.

Medewerkers hun eigen afspraken laten goedkeuren

Automatische e-mails over nieuwe afspraken in behandeling kunnen naar de betreffende medewerker worden verstuurd, met daarin een link waarmee een afspraak automatisch wordt bevestigd, afgewezen of geannuleerd zodra de ontvanger erop klikt in de e-mail.

Je vindt de codes direct onder het venster voor het bewerken van e-mails in E-mailmeldingen:

{approve_appointment_url} – een link waarmee de medewerker een afspraak in behandeling kan goedkeuren.
{cancel_appointment_url} – een link waarmee de medewerker een afspraak kan annuleren.
{cancel_appointment_confirm_url} – een link waarmee de medewerker een afspraak met bevestiging kan annuleren.
{reject_appointment_url} – een link waarmee de medewerker een afspraak kan afwijzen.

Zodra je medewerker op de link klikt, verandert de status van de afspraak in de Bookly-kalender van ‘in behandeling’ naar de betreffende status.

Stel in Instellingen > URL Instellingen de URL’s in van de pagina’s die aan medewerkers worden getoond na een succesvolle goedkeuring, afwijzing of annulering van een afspraak.

GERELATEERD

Meldingen – lees alles over getriggerde en geplande e-mails en sms-berichten, zowel naar klanten als naar medewerkers.