Recurring Appointments Add-on

Belangrijk

Voor alle add-ons voor Bookly moet Bookly PRO geïnstalleerd en geactiveerd zijn.

Met de Recurring Appointments (Add-on) kunnen klanten eenvoudig een reeks terugkerende afspraken in één keer inplannen. Ze kunnen het herhalingsinterval instellen, een einddatum opgeven of het aantal herhalingen bepalen, waarna er automatisch een reeks tijdsblokken voor de serie wordt geboekt.

Terugkerende boekingen kunnen zowel door klanten via het front-end boekingsformulier als door beheerders via de backend worden gemaakt.

Bekijk deze video om te ontdekken hoe je terugkerende afspraken maakt met de Bookly Recurring Appointments (Add-on).

Functies

• • Een dienst kan al dan niet terugkerende afspraken ondersteunen
  • Dagelijkse, wekelijkse of maandelijkse herhalingsintervallen
  • Tijdsblokken worden zo dicht mogelijk bij de voorkeurstijd geboekt
  • Gecombineerde meldingen voor de reeks boekingen

Klantervaring

Na het selecteren van de dienst en de datum & tijd van de eerste afspraak, kan de klant ervoor kiezen de afspraak te herhalen.

De gekozen begintijd geldt als basistijd voor alle terugkerende afspraken. Is een tijdsblok voor een bepaalde afspraak niet beschikbaar, dan biedt Bookly voor dat exemplaar de dichtstbijzijnde beschikbare tijd na de voorkeurstijd aan.

Is er tijdens de eerste stap van het boeken een medewerker geselecteerd, dan worden alle herhalingen bij dezelfde medewerker geboekt. Is ‘iedereen’ als medewerker gekozen, dan worden voor elk exemplaar de kalenders van alle medewerkers gecontroleerd, wat de kans vergroot dat de voorkeurstijd voor de hele serie geboekt kan worden.

Installatie en configuratie

1. Koop, download, installeer en activeer de Bookly Recurring Appointments (Add-on) bij Plugins.

2. Ga naar Instellingen > Terugkerende Afspraken. Kies een van de betaalopties:

Klanten moet alleen betalen voor de 1e afspraak – Volgende afspraken worden bij aankomst betaald.

Klanten moeten betalen voor alle afspraken in series – Klanten betalen alle afspraken vooraf.

3. Vink in de sectie Weergave > Stapsgewijs formulier de optie Toon Herhaal stap aan.

4. Je kunt het veld ‘hoe vaak’ op de stap Herhalen uitschakelen (gebruikt om aan te geven hoeveel keer de afspraak moet worden herhaald). Selecteer Verberg tijden invoer. Dit vereenvoudigt het proces voor klanten, die dan alleen de einddatum en het herhalingsinterval hoeven op te geven.

5. Stel bij Diensten > Bewerken > tabblad Geavanceerd > veld Herhalen het type terugkerende afspraak in voor een dienst.

Dagelijks: afspraken worden dagelijks ingepland, behalve op de vrije dagen van de betreffende medewerker en op weekdagen waarop geen enkele medewerker werkt.

Wekelijks/Tweewekelijks: afspraken worden wekelijks of tweewekelijks ingepland.

Maandelijks: er zijn meerdere manieren om de juiste datum binnen de maand te kiezen:

Dag van de maand (bijv. op de 6e van elke maand).

Dag van de week (bijv. dinsdag van de tweede week van elke maand).

Is een terugkerende boeking niet mogelijk (d.w.z. de optie Herhalen is uitgeschakeld), dan wordt de stap Herhalen in het boekingsformulier automatisch overgeslagen.

6. Gebruik je de Bookly Group Booking (Add-on), dan kun je bij Instellingen > Terugkerende Afspraken > Groepsafspraken instellen of klanten kunnen deelnemen aan groepsboekingen bij het inplannen van terugkerende afspraken.

Beheren

Beheerders kunnen een volledige reeks terugkerende afspraken direct vanuit de secties Kalender of Afspraken in het adminpaneel toevoegen: maak een nieuwe afspraak aan en geef het herhalingsinterval op.

Beheer losse afspraken of de volledige reeks vanuit het adminpaneel: bekijk, bewerk en annuleer ze, net als standaardafspraken.

Bij het koppelen van een betaling aan een afspraak die deel is van een serie, kunnen beheerders kiezen of de betaling alleen op de huidige boeking wordt toegepast of op alle terugkerende afspraken van de klant.

De lijst Betalingen toont de details van alle geboekte afspraken.

Bewerken vanuit het adminpaneel

Bewerk elk exemplaar van terugkerende afspraken op de gebruikelijke manier, zowel vanuit de kalenderweergave als vanuit de afsprakenlijst. Daarnaast kun je afzonderlijke terugkerende afspraken vanuit het adminpaneel verwijderen en, indien nodig, opnieuw aanmaken met bijgewerkte gegevens.

Annuleer terugkerende afspraken afzonderlijk of allemaal vanaf het geselecteerde exemplaar.

Wil je klanten en medewerkers toestaan om een reeks terugkerende afspraken direct vanuit e-mailmeldingen te annuleren, gebruik dan de codes {cancel_all_recurring_appointments} of {cancel_all_recurring_appointments_url} in de meldingssjablonen. Deze codes genereren links waarmee gebruikers eenvoudig alle herhaalde afspraken kunnen annuleren.

Bekijk en bewerk een reeks terugkerende afspraken direct vanuit de Kalender in de backend door met de muisaanwijzer over de afspraak te bewegen en op het bijbehorende icoon te klikken.

Handmatige bevestiging: staan boekingen standaard op de ‘in afwachting’-status, dan kunnen beheerders de volledige reeks terugkerende afspraken handmatig goedkeuren. Voeg de code {approve_appointment_schedule_url} toe aan de e-mailmeldingssjablonen.

Dit voorbeeld laat zien hoe de details van meerdere boekingen achter elkaar kunnen worden weergegeven op de stap Details van het boekingsformulier.

Je hebt gekozen om te boeken

{#each appointments as appointment}
{appointment.service_name} bij {appointment.staff_name} om {appointment.appointment_time} op {appointment.appointment_date}
{/each}

De totaalprijs van je boeking is {total_price}.

Vul hieronder je gegevens in om de boeking te voltooien.