Reuniões online (Zoom, Google Meet, Jitsi, BigBlueButton)

Pode configurar a integração com software de reuniões online para que a sua equipa realize reuniões em tempo real e preste serviços online.

Atualmente, o Bookly PRO oferece integração com Zoom, Google Meet, Jitsi Meet e BigBlueButton. A nossa equipa trabalha continuamente em novas integrações para ampliar as opções disponíveis.

Zoom

A solução Zoom oferece funcionalidades de videoconferência e audioconferência para reuniões interativas em qualquer dispositivo, seja computador ou telemóvel. Depois de a integrar com o Bookly, pode gerar reuniões online para novas marcações utilizando o código {online_meeting_url} nos emails de confirmação e nas notificações por SMS.

Configurar a integração

1. Aceda a Definições do Bookly > Reuniões on-line > Zoom.

2. Inicie sessão na sua conta do Zoom.

3. Aceda ao Zoom App Marketplace.

4. Clique na opção Develop na lista pendente no canto superior direito e escolha Build App. Depois, selecione General App.

5. Em Basic Information, selecione a aplicação Admin-managed. Em App Credentials, encontre o Client ID e o Client Secret. Introduza estas credenciais no formulário em Definições do Bookly > Reuniões on-line.

6. Introduza o OAuth Redirect URL, que se encontra em Definições do Bookly > Reuniões on-line.

7. Adicione um novo registo em OAuth Allow Lists com o valor de Redirecione o URL para o OAuth que se encontra em Definições do Bookly > Reuniões on-line. Se utilizar HTTP e HTTPS, adicione os dois registos na lista de permissões OAuth. Clique em Continue.

8. Salte o ecrã Features e clique em Continue.

9. Selecione os scopes necessários para a sua aplicação.

meeting:read:list_meetings:admin
meeting:update:meeting:admin
meeting:delete:meeting:admin
meeting:write:meeting:admin
user:read:list_users:admin

Nota: na maioria dos casos, não é necessário publicar a aplicação (se pretende utilizá-la apenas na sua empresa), pelo que pode desativar a opção Publish the App on Zoom App Marketplace.

10. Guarde as definições na parte inferior da página Definições > Reuniões on-line, no Bookly. Depois, clique no botão Connect OAuth, abaixo, para finalizar a ligação entre o Bookly e o Zoom.

11. Conceda permissão para que a aplicação aceda e gira informações, clicando no botão Allow.

12. Aceda à secção Serviços no Bookly. Selecione um serviço e clique em Editar > Avançado > Criar reuniões on-line e selecione Zoom na lista pendente para ativar a ligação.

Note que será adicionada uma ligação de reunião em vídeo do Zoom a qualquer marcação de um funcionário com o serviço selecionado.

Pode configurar contas pessoais do Zoom para cada funcionário. Comece por adicionar uma conta de funcionário no Zoom em User Management > Users (isto é feito pelo proprietário da conta).

Em seguida, clique no botão Conectar no perfil do funcionário > Avançado > Zoom integration > OAuth 2.0, e inicie sessão na conta do funcionário.

Aceda a Notificações de e-mail/Notificações SMS e insira o código {online_meeting_url} no corpo do seu modelo de email para incluir a ligação gerada automaticamente nas suas notificações.

Também pode utilizar os seguintes códigos:

{online_meeting_start_url} – URL de início, utilizado pelo anfitrião para iniciar a reunião.

{online_meeting_join_url} – URL de participação, para os participantes da reunião.

{online_meeting_password} – palavra-passe da reunião gerada automaticamente.

O Zoom tem opções diferentes quanto ao número de anfitriões que pode utilizar na sua conta. Para mais detalhes, consulte esta ligação.

Não é necessário que os seus funcionários entrem no Zoom antes de iniciar a marcação. Mas, se quiser fazê-lo, será preciso configurar esta opção na sua conta do Zoom.

Note que este tutorial em vídeo foi gravado antes de o Zoom introduzir um novo fluxo de criação de aplicações. Embora algumas alterações não afetem as suas aplicações já existentes, algumas definições podem ser diferentes.

Google Meet

A videoconferência com o Google Meet está disponível para qualquer pessoa com uma conta do Google. Será criada uma ligação de reunião para os funcionários que tenham a sincronização com o Google Calendar configurada.

Configurar a integração

1. Aceda a Serviços > Editar > separador Avançado. Na lista pendente Criar reuniões on-line, selecione Google Meet.

2. Aceda a Notificações de e-mail/Notificações SMS e insira o código {online_meeting_url} no corpo do seu modelo para incluir a ligação gerada automaticamente nas suas notificações.

Nota

Todos os funcionários com integração com o Google Calendar que estejam associados a um serviço com a opção Google Meet ativada receberão automaticamente um URL de reunião online quando uma nova marcação for criada pelo Bookly. Certifique-se de que inclui o código {online_meeting_url} nos emails de confirmação e nas notificações por SMS.

Jitsi Meet

Para utilizar o Jitsi Meet nas reuniões online, basta selecionar esta opção em Editar serviço > separador Avançado > Criar reuniões on-line. A ligação exclusiva da reunião será gerada automaticamente. Em Notificações de e-mail/Notificações SMS, insira o código {online_meeting_url} no corpo do seu modelo.

Note que, a partir de 24 de agosto, a criação anónima de salas no meet.jit.si deixou de ser suportada. Agora é necessário que pelo menos uma pessoa, que atua como moderadora, autentique a sua identidade através do Google ou do Facebook.

Pode encontrar mais informações detalhadas aqui.

Em Definições > Reuniões on-line, pode especificar um servidor Jitsi personalizado para as reuniões online.

BigBlueButton

O BigBlueButton é um sistema de webconferência de código aberto que pode ser alojado no seu próprio servidor. Este software foi desenvolvido para o ensino online.

Configurar a integração

1. Primeiro, tem de instalar o BBB num servidor dedicado ou utilizar um serviço de alojamento para o BBB. Leia aqui como instalar o BBB.

2. Aceda a Definições > Reuniões on-line > BigBlueButton. Para encontrar o seu URL e o Segredo, ligue-se ao servidor (por exemplo, via SSH) com o BBB alojado e execute o seguinte comando na consola: bbb-config —secret.

3. Utilize os dados recebidos no formulário.

4. Em Bookly > Serviços, selecione o serviço e clique em Editar > Avançado > Criar reuniões on-line. Escolha BigBlueButton na lista pendente para ativar a ligação.

5. Aceda a Notificações de e-mail/Notificações SMS e insira o código {online_meeting_url} no corpo do seu modelo para incluir a ligação gerada automaticamente nas suas notificações.

{online_meeting_start_url} – ligação da reunião para o moderador.

{online_meeting_join_url} – ligação da reunião para os participantes.

{online_meeting_url} – ligação da reunião para os participantes.

Ligação da reunião no formulário de reserva do Bookly

Pode mostrar uma ligação de reunião online no último passo do processo de reserva. Aceda a Aparência > passo Concluído, clique no texto sublinhado para editar o conteúdo e utilize {online_meeting_url} na mensagem de “reserva concluída”.

Ligação da reunião no painel de administração do Bookly

Quando é criada uma nova marcação, o Bookly mostra uma ligação exclusiva de reunião em vídeo na coluna Reunião on-line, em Compromissos (prima + em ecrãs que não são widescreen).

Abra os detalhes da marcação para ver e copiar a ligação da reunião.

Se quiser editar a ligação da reunião nos detalhes da marcação, será necessário eliminar a marcação existente e criar uma nova.

RELACIONADO

[BOOKLY BLOG] Como adicionar um URL de reunião online a qualquer marcação do Bookly

Erro do Zoom: Access token is expired